Inovasi Pelita Mas di Desa Kebonpedes: Perempuan Literasi Arsip Masyarakat untuk Tata Kelola Arsip yang Lebih Baik
Dalam upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan desa yang transparan, tertib, dan akuntabel, Desa Kebonpedes melahirkan sebuah inovasi penting yang berfokus pada kearsipan masyarakat. Inovasi tersebut diberi nama Pelita Mas—singkatan dari Perempuan Literasi Arsip Masyarakat. Program ini melibatkan perempuan desa sebagai motor penggerak dalam penataan arsip keluarga maupun arsip desa.
Lahirnya Kelompok Inovasi “Pelita Mas”
Kesadaran akan pentingnya arsip sering kali masih rendah di tingkat masyarakat. Arsip keluarga seperti kartu keluarga, akta kelahiran, sertifikat tanah, dan dokumen penting lainnya kerap tercecer atau tidak tersimpan dengan baik. Melihat kondisi ini, pemerintah Desa Kebonpedes bersama kader perempuan desa membentuk kelompok Pelita Mas sebagai wadah edukasi, pendampingan, dan penataan arsip.
Kelompok ini beranggotakan perempuan yang memiliki kepedulian terhadap literasi arsip dan ingin membantu masyarakat dalam merapikan dokumen penting. Mereka menerima pelatihan dasar mengenai kearsipan, penyimpanan dokumen, hingga alih media arsip.
Resmi Dibentuk Melalui SK Kepala Desa
Komitmen pemerintah desa diwujudkan melalui Surat Keputusan (SK) Kepala Desa Kebonpedes yang menetapkan struktur dan tugas Kelompok Inovasi Pelita Mas. SK ini menjadi dasar hukum pelaksanaan kegiatan sekaligus penguat agar program dapat berjalan berkelanjutan.
Dengan adanya SK, kelompok Pelita Mas mendapat dukungan penuh terkait fasilitas, pendampingan, dan ruang gerak untuk melaksanakan program literasi arsip di tengah masyarakat.
Pendataan Kepala Keluarga sebagai Langkah Awal
Salah satu kegiatan awal adalah melakukan pendataan jumlah Kepala Keluarga (KK) di seluruh wilayah Desa Kebonpedes. Pendataan ini penting karena:
- Menjadi dasar untuk mengetahui kondisi arsip tiap keluarga
- Memudahkan program pendampingan arsip
- Mendukung kebijakan pelayanan administrasi desa yang lebih tepat sasaran
Proses pendataan dilakukan door-to-door dengan metode sistematis serta pencatatan digital agar lebih rapi dan mudah diakses.
Tertatanya Arsip Keluarga di Desa Kebonpedes
Dengan pendampingan kelompok Pelita Mas, masyarakat mulai menyadari pentingnya menata arsip pribadi dan keluarga. Program ini berfokus pada:
- Penyortiran dokumen penting
- Penyelamatan arsip lama
- Pengelompokan dokumen sesuai kategori
- Penggunaan map atau folder khusus agar dokumen mudah ditemukan
- Edukasi tentang cara penyimpanan arsip yang aman di rumah
Hasilnya, semakin banyak keluarga yang memiliki arsip tertata dengan baik sehingga kebutuhan administrasi seperti pengurusan bantuan, layanan desa, pendidikan, dan kesehatan menjadi lebih cepat dan efisien.
Alih Media Arsip Letter C Desa Kebonpedes
Selain arsip keluarga, Pelita Mas juga berkontribusi dalam alih media arsip Letter C—dokumen penting yang berisi catatan tanah di wilayah desa. Arsip Letter C yang sebelumnya fisik dan rentan rusak, melalui program ini:
- Dipilah dan diperiksa kelengkapannya
- Dipindai (scan) menjadi format digital
- Disimpan dalam basis data arsip desa
- Diberi kode klasifikasi dan metadata untuk memudahkan pencarian
Alih media ini menjadi capaian besar karena memberikan jaminan keamanan dan keberlanjutan arsip desa yang memiliki nilai sejarah dan administratif tinggi.
Pelita Mas: Cahaya Baru Literasi Arsip di Kebonpedes
Kehadiran inovasi Pelita Mas membawa perubahan nyata dalam tata kelola arsip, baik di tingkat keluarga maupun pemerintahan desa. Dampak positif yang dirasakan:
- Masyarakat lebih peduli terhadap pentingnya menyimpan arsip dengan benar
- Data desa menjadi lebih akurat dan mudah dikelola
- Layanan administrasi desa lebih cepat karena arsip tertata
- Arsip bersejarah seperti Letter C kini aman dalam format digital
- Perempuan desa menjadi aktor utama perubahan dan pemberdayaan
Dengan semangat kebersamaan, Desa Kebonpedes terus memperkuat budaya literasi arsip demi pemerintahan yang tertib, transparan, dan modern.